Tips voor het organiseren van een bedrijfsuitje
Inventarisatie
| 1. | Overeenstemming over het doel van het uitje? Staat het plezier voorop, moeten mensen met elkaar kennismaken, wordt er iets overgedragen, is het in het kader van teambuilding? |
| 2. | Welke datum? Let op feestdagen, sportwedstrijden, vakanties, e.d. |
| 3. | Hoe lang mag het duren? Een dagdeel, hele dag, avondprogramma of meerdaags? Overnachten? |
| 4. | Man/vrouw verhouding van belang? |
| 5. | Wie worden er uitgenodigd? Denk aan afdelingen, uitzendkrachten, partners, kinderen, relaties. |
| 6. | Is er sprake van een gewenst resultaat? |
| 7. | Welk budget is voorhanden? Is dit inclusief of exclusief btw? Mogelijk om een gedeelte van de kosten te boeken als opleiding? (Indien als opleiding geboekt draagt de fiscus in de kosten bij.) Wie bewaakt de kosten? |
| 8. | Zelf organiseren of uitbesteden? |
Programma
| 1. | Op zoek naar een succesvol idee! |
| 2. | Naar welk programma gaat de voorkeur uit? (Enquête, brainstormen? Doe dit met max. drie personen en maak een top drie.) |
| 3. | Is er eventueel een keuzemogelijkheid binnen het programma? Sommige medewerkers spreekt bepaalde programmaonderdelen misschien minder aan. |
| 4. | Is er een alternatief programma, bijvoorbeeld bij slecht weer? |
| 5. | Hoe verkoop je de ideeën aan het management/collega’s? |
| 6. | Hoe kan iedereen er zo veel mogelijk bij betrokken raken? Motiveren om te komen en mee te doen. |
| 7. | Stuur tijdig een pakkende uitnodiging (denk ook aan e-mail en social media (SMS, WhatsApp, etc.)). |
| 8. | Maak een (foto-)verslag van het bedrijfsuitje. |
Organisatie
| 1. | Maak goede afspraken met de leveranciers, leg alles zoveel mogelijk op papier en in een overeenkomst vast. Hoe luiden de betalings- en annuleringsvoorwaarden? |
| 2. | Is een evenementenverzekering nodig? Bijvoorbeeld bij ziekte. Denk ook aan overmacht en veiligheid. |
| 3. | Maak een draaiboek met een tijdschema. Neem hier ook alle afspraken met toeleveranciers en betrokkenen in op. Voorzie dit draaiboek van een inhoudsopgave, een gegevenslijst, wat gaat er plaatsvinden, een opbouwschema, het programma van het bedrijfsuitje, afbouwschema en een goede routebeschrijving. |
| 4. | Regel eventueel een fotograaf of iemand die filmt of foto’s maakt. |
Locatie
| 1. | Uitstraling: eenvoud/informeel/luxueus, maak keuzes. |
| 2. | Capaciteit: capaciteit moet voldoende zijn voor het aantal personen, maar is de ruimte eventueel aan te passen als er plotseling meer of minder mensen worden verwacht? Of als het heel mooi of slecht weer is? |
| 3. | Is er een zaal nodig waar alle gasten tegelijk worden toegesproken of een specifiek programmaonderdeel zien? Moet er apparatuur, zoals een beamer, whiteboard en/of flipover geregeld worden? |
| 4. | Bereikbaarheid: afstand, parkeren van auto, openbaar vervoer, veiligheid, mogelijkheid om te overnachten? |
| 5. | Catering: vaste cateraar van de locatie of mag je een cateraar kiezen? Diner of buffet? Wat mag er tijdens het bedrijfsuitje aan alcoholische dranken worden gedronken? Informeer de deelnemers hierover. |
| 6. | Faciliteiten: is er genoeg licht binnen en buiten of moet je het inhuren? Artiesteningang, een plek voor laden en lossen van een (vracht)wagen, goederenlift, garderoberuimte (sta je niet buiten als er veel mensen tegelijk komen en is er ruimte voor tassen en dergelijke?), toiletten, muziekvergunning, podium, is er een geluidsinstallatie voor spreken en zang? Kleedruimte, kleding personeel, productieruimte? |
Evaluatie
| 1. | Informeer bij je collega’s, bijvoorbeeld door middel van een korte enquête. |
| 2. | Maak een korte rapportage voor management/collega’s, dit verhoogt de betrokkenheid voor een volgend bedrijfsuitje! |
Download hier de tips in een pdf-document.
